Registrera konto
Klicka på länken i välkomst-mailet du fått från Dataväxt.
Är det första gången du ska logga in på DVTime ska du skapa ett konto.
Har du loggat in på DVTime tidigare väljer du enbart att logga in.
har du ett Google-konto kan du välja det
Steg 1 – Tidsrapporteringsmall
Första steget blir nu att skapa strukturen över hur du vill att tidrapporteringen skall se ut. Gå till Admin-ikonen i den vänstra menyn
Tidsredovisning – hur skall registreringen se ut?
Här kan du skapa egna mallar för hur registreringen skall se ut.
- Gå till + Lägg till mall uppe till höger
- Namnge mallen till exempel till ”Stallpersonal”
- Klockslagsregistrering: Skall tidregistreringen anges med start och sluttid, eller vara anpassad att de enbart skall ange antalet timmar de arbetat väljer du anpassad.
- Registrering: Skall personalen ha tillgång till flextid bockas ”tidbank” i och då skall all tid som registreras ”klassificeras” med andra ord beskrivas vad som gjorts och bocka i den.
- Tidsfält och regler för OB: tillämpas övertid med OB-regler börjar du att lägga till ett nytt tidsfält för det.
Exempelvis OB Helg
Sedan lägger du in regler för vilka tider OB gäller för den berörda tidsrapportmallen
Exempel: Gården AB lägger in en tidsrapportmall för all stallpersonal. Namnger mallen Stallpersonal. Arbetarna skall alltid skriva när de börjar sin dag samt när de slutar, därför väljer de ”klockslagsregistrering”.
På Gården AB tillämpas övertid i form av komptid. Så övertidstimmar blir timmar in på ”tidbank” som sedan går att plocka ut när ledighet vill tas ut i tid.
Obekväm arbetstid används på helger mellan 17:00-23:59, så under tidsfält ligger OB Helg och fylls automatiskt i när användare från Stallpersonal-mallen anger att de arbetat helg mellan 17:00-23:59. I tidrapporten kommer en rubrik nu synas där all OB-tid skrivs ut.
Steg 2 – Hur skall arbetet klassificeras?
Tidrapportering delas upp i grupper, en grupp måste ha minst en typ, antalet objekt är valfritt, helt beroende på hur detaljerat man vill ha inrapporteringen.
Lägg till en grupp, typ och objekt
Genom att skapa verksamhetsspecifika arbetsgrupper under kan arbeten som gjorts under dagen klassificeras. Klicka här för att få tips på uppbyggnad beroende på verksamhet Grupper DVTime.
Exempel på en grupp, typ och objekt ser ni ovan.
Beroende på hur verksamheten ser ut lägger du upp de arbetsgrupper som passar. T.ex. har ni tre grenar som djur, växtodling entreprenadverksamhet blir det dina grupper.
Exempel:
- Grupp: Djur
- Typ: Administration, avel, underhåll, utfodring
- Objekt: Kor, kalvar, tjurar
- Typ: Administration, avel, underhåll, utfodring
- Grupp: Växtodling
- Typ: Plöjning, harvning, sådd, växtskydd, skörd
- Objekt: Höstvete, vårkorn, sockerbetor, lök, vall
- Typ: Plöjning, harvning, sådd, växtskydd, skörd
Hur fungerar produktregistrering
Under Produktregistrering kan produkt registreras direkt på kund/maskin/skifte utan att passera tidsredovisningen för att skapa fakturaunderlag. Lägg till produkter/körslor under Admin/Produkter/Lägg till ny produkt, för att skapa orderunderlag till kunder. Produkter kan skapas som positivt eller negativt värde för att t ex hålla reda på ett saldo vid varuuttag
En grupp under produkter kan vara Entreprenad, du vill alltså få in underlag via DVTime hur många timmar/hektar/kubik osv har gått åt de olika entreprenadkörningarna.
Exempelvis om du vill sammanställa tid som skall faktureras skapar du en produkt. I exemplet nedan skall saltkörning registreras så fakturaunderlag kan skapas. Då blir gruppen Entreprenad, produkt Saltkörning, det är timdebitering därför väljs Timme som enhet och priset är fast 500kr/timme.
Anslut kunder till dina registreringar
Lägg till kunder under Admin/Kunder/Lägg till kund.
I DVTime kan en kund kan vara en maskin, ett fält eller vad som helst som ska belastas med en produkt och/eller ett arbete.
Beroende på din verksamhet lägger du upp kunder som passar dig. Se exemplet nedan:
I detta exemplet har kunderna grupperats utifrån en entreprenadverksamhet som är körslor åt olika lantbrukare, uthyrning av grävmaskin och tröska. Det körs en del snöröjning där kunden är olika stat och kommuner samt att det körs åt andra företagare. Då kan uppdelningen se ut som ovan.
Produktregistrera i kalendern
Här väljer du datum, vilken kund det gäller samt vilken produkt som skall registreras.
Status
När du lägger in en produktregistrering finns ett moment där du kan välja status. Fakturerat och Ej fakturerat är de förifyllda valen som finns med i DVTime. Men de går att justera och lägga till efter egna önskemål. Se under fliken Admin-Produkter-Status.
När du sen gör en rapportsammanställning med produktregistreringar kommer knappen “Ändra status” fram nere till höger på rapportsidan. Där kan ni ändra status för alla de produktregistreringar rapporten behandlar. Tex om det ska faktureras i slutet på månaden och man då vill ha fram en rapport på alla produktregistreringar som är gjorda av en specifik användare.
Steg 3 – Registrera tid i kalendern
Gå till Översikt-ikonen. Datorfönstret fylls upp av en kalender.
I kalendern kan du nu enkelt registrera den arbetstid du gjort, vad som har gjorts och vart eller på vilka jobb som du har utfört.
När du lagt in Start och Sluttid för dagen och eventuella raster räknar programmet ut din arbetade tid. Då går det sedan att klassificera din arbetade tid under rubriken Registrera arbeten.
Där anger du inom vilket arbetsområde du gjort en viss tid samt om det är kopplat till något speciellt objekt. Här kan du också koppla tiden till en viss kund genom att klicka på knappen koppla till kund
Dagens datum är markerat med en svart ram. Uppe till höger kan du lägga till en ny rapportering. Lönegrundande tid läggs in på den gröna klockan ”Tid”
använd ”lägg till ny”-knappen till höger för att se hur grupperingen blev:
Dagens dag väljs automatiskt, vill man välja flera dagar i kalendern, håller man nere CTRL-knappen och klickar på dagarna man vill flermarkera. De blir då ”blåa” i kalendern.
Börja med att ange start och sluttid.
Tidsregistreringen visar nedan hur klassificeringen av 8 timmars arbete kan göras. Gruppen som valdes är djur, typ avel och slutligen objektet mjölkkor.
Steg 4 – Hantera och lägga till användare
För att andra ska komma åt att tidsredovisa i ditt DVTime behöver du skapa en användare för varje fysisk person som ska registrera sin tid och sina arbeten.
Detta gör du via ikonen Admin-Användare-Översikt.
Skapa en inbjudan
Skapa inbjudan till berörd person genom att ange personens namn och e-post adress. Ett mail med en inbjudan går iväg. Personen som blivit inbjuden skall klicka på länken i inbjudan och skapa ett konto och välja ett eget lösenord. Du som Admin väljer inte lösenord till användaren utan det gör denne själv.
Redigera användare
När inbjudan är skickad är användaren skapad och nu kan du som administratör lägga upp nya användare med olika rättigheter. Det finns tre färdiga typer av användare, Administratör, Standard och Fullständiga rättigheter.
Roll-inställning
- Administratörsroll: användare kommer åt alla funktioner. Rollen går att anpassa genom att bocka i eller bocka ur olika rättigheter under fliken Administration-Användare-Rättigheter.
- Standardroll: användaren kommer åt funktionerna; Tidredovisning, Produktregistrering, Traktamente samt kan se priser för produkter.
- Fullständiga rättigheter: rollen är inte anpassningsbar, i den rollen kommer man alltid åt alla funktioner och går inte att ändra på. Rollerna Administratör och Standard går att anpassa precis efter behov, bara att lägga till eller ta bort rättigheter under fliken Administration-Användare-Rättigheter.
När rollen är vald väljer du vilken tidsrapporteringsmall som skall gälla. Har du olika mallar för olika roller väljer du det här. Behöver du skapa en ny tidsrapportmall går du till Tidsrapportering-Tidrapporteringsmallar-Lägg till ny uppe till höger.
Raster kan du för ifylla till användarna. Har ni alltid raster samma tider kan du underlätta för användarna och för ifylla det. Exempelvis frukost 9:00-9:15 och lunch 12:00-12:45. Då fylls det i och dras automatiskt av en timmes rast
Steg 5 – Hur fungerar rapporter?
På knappen för rapporter kan du få ut rapporter på allting som har registrerats i DVTime. Det går att välja en mängd olika rapportmallar i listan till vänster.
Det går att göra urval både på användare, produkt, kund, status, uppgifter osv. När du bestämt vilken rapport du vill ha fram kan du få den presenterad dels i PDF format, då går den inte att redigera och dels i Excelformat som kan öppnas och redigeras i Excel.
Exempelvis om du vill få fram tidrapporteringen för att göra löner väljer du Lönerapport sammandrag, för att få en sammanfattning av arbetade timmar för den valda månaden. Gå på Rapporter-Tid-Lönerapport sammandrag-välj urval-visa rapport.
Under Urval kan du göra en rad olika val beroende på hur rapporten skall se ut, period, användare, typ av arbete samt välja hur utseende stående eller liggande form. När urvalet är gjort klickar du på ”Visa rapport”. Här kan du sedan välja att ladda ner den i PDF eller XLS format
Sammanställning av tidrapporter
För att kunna ta fram en rapport för lönerapportering behöver tiderna för vald månad stängas och låsas. Tiderna kommer du inte gå att ändras för användaren som lagt in tiderna och underlag till lönerapporten blir nu säkerställd.
Gå till Admin-användare-sammanställning av tidrapporter.
Nu välj vilken användare du vill låsa tiderna för genom att klicka på dennes namn och välj sedan hänglåset ”stäng och lås månad” knappen.
Steg 6 – Uppgifter
Här kan du skapa arbetsuppgifter som skall göras. Dessa arbetsuppgifter dyker upp i den anställdes kalender och på så vis kan du planera arbete i förväg och ligga steget före i planeringen.
Gå till Uppgifter-Lägg till uppgift uppe till höger
Arbetsuppgiften delas upp i grupper utifrån dina verksamhetsområden, därefter läggs det på ett namn på arbetsuppgiften. Gör en beskrivning på uppgiften, samt när den skall starta, hur den skall prioriteras samt vem/vilka som skall utföra uppgiften. Spara och sedan efter det kommer dessa att visas i kalendern hos den tilldelade samt att du kommer kunna se om den är klar eller inte.